tisdag 17 april 2018

Vem bestämmer över din tid egentligen?

Månadens gästskribent Petra Brask

Petra Brask är effektivitetsexpert sedan drygt 20 år och var programledare för TV-serien Tidsjakten som gick på SVT hösten 2014, där hon hjälpte deltagare att få tiden att räcka till för jobb, sömn och fritid. Hon är aktuell med boken Vem bestämmer över din tid: Konsten att frigöra tid och energi.

Vad är det som har hänt som gör att vi, trots alla tidsbesparande uppfinningar som t ex snabbmat och smarta mobiltelefoner, upplever att vi har mindre tid än någonsin?

Vi har alla 24 timmar per dygn att förvalta och det är inget nytt begrepp. Ändå jagar vi denna gäckande resurs, som är så demokratiskt fördelad över hela världen. Det är betydligt enklare att få lönen att räcka till för månadens utgifter än att få tiden att räcka till för månadens uppgifter. Men hur får vi tiden att räcka till då?

Vilken tid lider du brist på?
När jag frågar mina deltagare om de någon gång upplevt brist på tid, kommer spontana skratt och samtliga svarar ja. När jag sedan frågar vilken tid det är de lider brist på, möts jag av tomma blickar. Det är som att vi springer på vecka ut och vecka in med en känsla av frustration över att inte hinna det vi egentligen hade tänkt oss. Men vad hade vi tänkt oss då? Vår hjärna har svårt att uppskatta tid.

När mina deltagare berättar om sina vardagsdygn är det ofta den personliga tiden de säger att de lider brist på. När de sedan mäter hur de spenderar sin tid inser de att de kan frigöra tid och energi genom att exempelvis:
- sätta mobilen på flygplansläge och lägga den i ett annat rum när de ska sova eller äta mat.
- stänga av alla sociala medier när de är lediga och vill koppla av.
- sätta mobilen på ljudlöst när de umgås med familj eller vänner.

Se din tid som en värdefull resurs
Om någon ber att få 1.000 kronor av oss brukar vi ställa följdfrågor för att se värdet av att ge bort dessa pengar om vi ens har råd att göra det. Men om någon ber att få boka in oss på ett möte kan vi plötsligt tacka ja utan att ens ifrågasätta syftet med mötet. Lika självklart som det är att vara rädd om vår ekonomi borde vi samma sätt vara lika rädda om vår tid. Effektivitet handlar inte om att springa fortare och göra mer utan att fokusera på en sak i taget. Var medveten om att de projekt som du är delaktig i tar timmar även utanför de du bokar i kalendern. Tid när du går och funderar och kommer på nya idéer.

Din förmåga att sätta gränser kommer att bli alltmer avgörande för din hälsa. Om du alltid säger ja till alla andra vem är det då du säger nej till? Lova inte bort tid som du inte har råd att förlora. Tid för återhämtning, tid med dig själv och dina nära och kära förtjänar samma respekt som din arbetstid.

Kan det ibland vara så att det du tänkt göra under dagen försvinner till förmån för det som trillar in i inkorgen eller på sociala medier? Vemsomhelst kan få tag på din e-postadress och din inkorg fylls på med ”bråttom” och ”viktigt” samt en hel del oväsentligheter. Se till att det är din planering som styr och börja varje dag med det som är viktigast medan din hjärna är pigg och utvilad.

Utvärdera din planering regelbundet
De timmar du har under en arbetsvecka ska rymma dina viktigaste uppgifter. Om du ständigt hamnar på minus och måste stjäla för mycket tid av din fritid för att få jobbet att gå ihop, behöver du reflektera över hur du förvaltar en av dina viktigaste tillgångar - tiden.

Väl mött
Petra Brask, Effektivitetsexpert

torsdag 15 mars 2018

Så skapar du service i mästarklass!

Månadens gästskribent Kenth Åkerman

Kenth Åkerman är en föreläsare som i över 18 år har inspirerat tusentals människor. Han pratar om motivation och arbetsglädje, konsten att få andra att prestera, framgångsrik företagskultur och service i mästarklass. Kenth äger och driver även upplevelseverksamheten Segway Adventure.

Jag kommer ihåg mitt absolut första jobb i servicevärlden. I mötet med alla gäster försökte jag att memorera deras olika önskemål, samt också ge förslag till merförsäljning. Jag stod bakom salladsdisken och la upp det som gästen beställt och snabbt lärde jag mig vilken dressing som stamgästerna önskade och vem som ville ha ett extra ägg. ”Du låter som en bingoutropare”, sa min kollega småskrattande vid flera tillfällen.

Jag var då en rätt introvert kille på 15 år, men växte rejält när förklädet och namnbrickan åkte på. Jag blev småningom ett serviceproffs och kunde småprata med nästa gäst, samtidigt som jag betjänade den första.

Känslan av att vara någon, höra gästernas gillande och att göra ett bra jobb kändes helt underbar. Att servera sallad över disk var en nymodighet då på 80-talet, idag är det ”tag-själv-bufféer” som gäller. Vill man ha sallad idag får man be om en ”sallad med sallad”, annars får du pasta i någon form i den. Tider förändras. Behov förändras. Trender kommer och går. Så har det alltid varit. Idag är vegetariska alternativ ett måste för en restaurang, fräsch salladsbuffé en förutsättning, inte det lilla extra. Platsen, maten, kockens förmåga att hantera råvarorna, mysfaktorn och inte minst bemötandet är fortfarande de avgörande ingredienserna. Att man till mig som the-drickare inte kan erbjuda grönt the eller att man på en lunchrestaurang tar betalt för ”vanligt” kranvatten är helt förkastligt. Mötet med personalen; bemötande, flexibilitet och lösningsorientering är och förblir den viktigaste delen i den totala kundupplevelsen. Brister i densamma kan förstöra en för övrigt grym leverans. Att ge bästa möjliga kundupplevelse är ett mål för många verksamheter, men hur väl lyckas man, egentligen?

Allt snack om digitalisering och den ökande snuttifieringen ställer större krav på humanisering. Vi vill se, möta och ibland lära känna människan bakom disken, kastrullerna och kulisserna. Det är då som vi utbrister ”Wow, de tänkte på det också…!” Det är mänskligt att vilja se andra och vi måste dessutom våga möta varandra. Floskeln om att människan är verksamhetens viktigaste resurs är sann. Det är servisen, kocken, receptionisten, städaren eller säljaren som vi kommer ihåg. Och då måste det vara en minnesvärd upplevelse. Om kundupplevelsen är taket, blir attityd och beteende avgörande pelare i kulturbygget.

Allt fler appar ska lösa våra problem. Det ska gå fort, vara enkelt och ha hänt helst redan innan det händer. Problemet blir istället att vi sänker blicken och snabbt zappar oss genom livet. När även personalen sänker huvudet, fastnar i tekniken, då har du tappat det. Du har inte bara dåligt Wifi, utan risken finns också att både stoltheten, den mänskliga uppkopplingen och kunden gått förlorad.

Sex tips för service i mästarklass:
  • Bjud på dig själv, tänj dina gränser
  • Bjud in gästen, prata med, inte om
  • Lära känna behov, kom ihåg gästen
  • Ge tips och förslag, sälj mer
  • Var lösningsorienterad, ger du så får du
  • Var steget före, innan det händer
Värderingar, ledarskap, rutiner och processer i all ära. Men om inte människorna vill och är engagerade blir leveransen skakig och kulturbygget likaså. Målet att ge ”bästa möjliga kundupplevelse” faller likt ett korthus i vinddraget.

Kenth Åkerman

onsdag 14 februari 2018

En liten del av min syn på hållbarhet!

Månadens gästskribent Lina Fors

Lina Fors är försäljnings- och marknadschef på Sigtunahöjden och har arbetat i branschen i tio år. Men service, ett gott värdskap samt organisationskultur har funnits med sedan ännu längre tillbaka. Att ständigt lära och utvecklas är Linas drivkraft och inte minst i dagens digitaliserade värld där en ny syn på försäljning och marknadsföring växer fram.

Hållbarhet är ett mycket brett begrepp som inte bara innefattar miljöfrågor. Att ta hand om människor är lika viktigt samt att vara en lönsam och kvalitetsmedveten arbetsgivare och leverantör till sina kunder. Bara genom att klara alla dessa delar kan vi börja prata om ett hållbart företagande. Miljöfrågorna är komplexa och hela tiden dyker det upp nya frågor att ta hänsyn till. Komplexiteten gör hållbarhetsfrågorna svåra men även intressanta och utmanande.

Vårt samhälle är i ständig förändring och det som går att digitalisera kommer att digitaliseras. Vi har många konkurrensfördelar inom besöksnäringen och de flesta går att kopiera och göra än lite bättre. Det enda som vi inte kan kopiera är personalen och de medarbetare som är med på tåget i organisationen och där alla samlas under en och samma starka kultur. En viktig fråga i vår bransch är; hur får vi en hållbar organisation med kvalificerade medarbetare? Vårt eget arbete på Sigtunahöjden har gett resultat genom att vi kom på andra plats i Årets arbetsplats 2017. Ett pris som i stort sett endast grundar sig på vad medarbetarna känner för organisationen.

När vi nu kan automatisera det mesta så finns det faktiskt tid för att mötas på riktigt och ett behov med detta växer starkt fram, vi vill mötas och vi vill umgås. Inte minst för sammanhållningen på arbetsplatsen. En glad organisation skapar glada gäster. Vi inkluderar alla medarbetare så att de, oavsett position, kan berätta om vårt mål och syfte under 2018 – att skapa framgångsrika möten! Att skapa en stark och hållbar kultur är den enda vägen att gå och den som inte har det kommer inte att överleva i längden.

I det större perspektivet och i den region som vi verkar i, Sigtuna Kommun, har man klart för sig att tillsammans är vi starka vad gäller hållbarhetsarbetet. Ett fantastiskt nätverk mellan olika aktörer resulterar i att arbetet faktiskt blir gjort. Flera gemensamma beslut har fattats så som bikupor på anläggningarna, laddstolpar till elbilar och att man sedan länge tagit bort produkter som innehåller palmolja. Det senaste beslutet var att ingå i ett samarbete med Fly Green Fund för att bidra till en fossilfri besöksnäring, driva på forskningen, skapa efterfrågan och öka produktionen av biobränsle för flyget.

Som företag i Sveriges mest expansiva region krävs det att vi tillsammans tar ett ansvar och visar vägen. Genom att sprida kunskap och lärdomar vidare samt påverka våra leverantörer, entreprenörer och kunder kan vi gemensamt komma långt i hållbarhetsarbetet. Ingen kan göra allt men alla kan göra något!

Lina Fors

onsdag 17 januari 2018

Bygg på styrkor

Månadens gästskribent Gunnel Ryner

Gunnel Ryner är beteendevetare, föreläsare och författare. Hon föreläser främst om styrkebaserad utveckling – att tillvarata och bygga vidare på styrkor och framgångar i stället för att bara åtgärda brister och problem.

Fundera ett ögonblick på något som du skulle vilja utveckla hos dig själv.

Vad tänkte du på? Något du är dålig på idag, någon form av svaghet? Eller något du redan är bra på, men vill bli ännu bättre på, alltså en styrka?

Jag brukar ställa den här frågan när jag föreläser, och det är alltid en majoritet som uppger att de tänkte på en svaghet. Är inte detta ganska fascinerande? Så fort vi hör ordet utveckla, så kopplar vår hjärna det automatiskt till svaghet. Ja, vi har ju faktiskt till och med döpt om svagheter till ”utvecklingsområden”. Styrkor däremot, de finns ju redan där, så dem behöver vi inte ägna så mycket uppmärksamhet och tid åt. Eller?

Många av oss tänker nog att vi har vårt största utrymme för utveckling där vi har våra svagheter. Det antagandet vilar i sin tur på ett annat antagande, nämligen att vi alla kan bli ungefär lika duktiga på vad som helst.

Men när Gallup studerade vad världens mest framgångsrika chefer har gemensamt, fann de att dessa chefer tänker precis tvärtom. De utgår ifrån att varje individ har unika och ofta bestående talanger och att vi har vårt största utrymme att växa där vi har våra styrkor. Det är bara genom att bygga vidare på och utveckla våra styrkor som vi kan bli riktigt mästerliga inom ett område, aldrig genom att åtgärda våra svagheter. Att bara åtgärda svagheter kan inte ens kallas för utveckling menar Gallup, det är snarare skadebegränsning. Och det måste vi självklart ägna oss åt ibland, åtminstone om våra svagheter ligger i vägen för goda prestationer. Men lägg inte mer tid än nödvändigt på svagheterna – det räcker att få upp dem på en okej nivå.

Vilka styrkor har du själv? Ett sätt att ta reda på dina styrkor är att göra gratistestet VIA Survey of Character Strengths (www.viacharacter.org). Det är utvecklat av två ledande professorer i psykologi. Du kan också fundera på vad du var bra på redan som barn, vad du ofta får beröm för, vad du tycker är riktigt roligt, vad du får energi av eller vad du har haft lätt för att lära dig – allt detta brukar signalera att det handlar om en styrka. Och så kan du förstås fråga din omgivning vilka styrkor de ser hos dig.

Viktigast av allt när du väl känner till vilka dina styrkor är: Se till att använda dem mer och hitta sätt att utveckla dem vidare!

Fundera också över vilka styrkor som finns i din arbetsgrupp eller organisation. Hur kan ni bäst tillvarata varje individs unika styrkor? Det har visat sig att de organisationer som är bäst på att ta vara på sina medarbetares styrkor har högre produktivitet, högre kundnöjdhet och lägre personalomsättning än andra. Det finns alltså stora vinster att göra på att skifta fokus från att åtgärda svagheter till att bygga på styrkor, även på organisatorisk nivå.

Lycka till!
Gunner Ryner