Mötet i mötet och fikapausen

Månadens gästskribent Hans Remvig

Hans Remvig har i över tjugo års tid jobbat med hur vi reser, vart vi reser och varför vi reser. Där möte med andra människor är något av det grundläggande i vårt resebeteende. Nästan en tredjedel av alla arbetsresor med övernattning är att åka på konferens.

Det finns två typer möten som får alldeles för lite uppmärksamhet. Det ena är mötet i mötet och det andra det dagliga informella mötet på arbetsplatsen, t ex under fikapausen.

Mötet i mötet är de möten som uppkommer i pauser mellan programpunkter i agendan. Detta kan vara på företagets egna konferenser eller på externa konferenser.

Oftast är dessa pauser alldeles för korta för att det skall finnas tid att talas vid för att utbyta tankar och idéer. För att kompensera de korta pauserna avslutas möten istället med mingel och tilltugg och vad händer då. Jo, de som har en bit att transportera sig drar iväg till tåg och flyg eller sätter sig i bilen för att köra 20 mil, andra måste hämta barn med mera.

Det största problemet för mötet i mötet, är att i pauserna dras vi till dem som vi redan känner och sluter oss i den gruppen, istället för att öppna upp oss och söka nya kontakter.

För att kunna planera möten i möten är det bra om deltagarförteckning skickas ut i god tid till alla och då gärna med namn, titel, företag, telefonnummer och e-post. Det finns de som inte vill lämna ut uppgifter om sina deltagare och jag undrar varför, allt går att få tag på men det tar bara lite längre tid.

Mitt favoritmöte i mötet är när vi tar en promenad, då är det bara vi två, inga datorer, powerpoints, rapporter och framför allt inga stängda dörrar, inneslutna i någons kontor eller i ett mötesrum. Då blir det mycket enklare att tala om det vardagliga och det som fordrar eftertanke med sin kollega, sin chef eller sin nya kontakt, det blir ett mycket avspänt samtal.

Så fram för fler promenadstigar både på landsbygden och i våra städer! När det gäller de dagliga informella mötena på arbetsplatsen, så kan de spara mycket tid om de används på rätt sätt. Många möteskonsulter efterlyser högre effektivitet i främst de interna mötena där det inte fungerar tillfredställande.

Men behövs alla interna möten?

Möten där några personer stänger in sig ett rum och diskuterar frågor som rör kanske många på arbetsplatsen och de på detta sätt blir uteslutna från frågan.

Inför istället obligatorisk deltagande på fikapausen. De ska gälla alla, från topp till botten. Interninformation kan snabbt förmedlas på detta mer personliga sätt och snabba beslut kan fattas. Självklart får det inte pratas jobb på alla fikapauser utan bara när det behövs. Fikapausens huvudsakliga syfte skall vara att lära känna varandra bättre och skapa en bättre sammanhållning för en trivsammare arbetsplats. På en del arbetsplatser tar alla även en gemensam lunch.

Genom att förlägga en del interna möten till fikapausen, kan mycket tid sparas och vår möteskultur blir därmed effektivare.

Hans Remvig