måndag 13 maj 2013

Var hämtar du din inspiration?

Månadens gästskribent Anne Carlstedt

Anne har många års erfarenhet av mötesindustrin genom sitt arbete på Konferenspoolen och på Scanworld Grupp & Konferens. Här delar hon med sig av sina funderingar om hur man får inspiration till planeringen av sina möten.

Kraven på våra möten ökar – både vad gäller innehållet och platsen vi väljer att vara på. Många söker något nytt och annorlunda. Det ska vara unikt, nytänkande och kreativt. Var hämtar du din inspiration för att lyckas med att leva upp till allas förväntningar?

Inte bara platsen och miljön för mötet är viktigt. Själva mötet ska också vara effektivt med ett meningsfullt innehåll för att ge bra utdelning och resultat.

Det här ställer också nya krav på oss i mötesindustrin. Vi måste ge dig verktygen och förutsättningarna du behöver för att hitta rätt i utbudet.

Hur gör du när du ska planera dina möten?
Du börjar kanske vid datorn. Sökmotorer och bokningssidor tar dig en bit på vägen när det gäller ”hårda” fakta. Där kan du göra en första gallring. Men de ”mjuka” faktorerna – det som gör mötet till något extra - hittar du på annat håll. Du kanske frågar dina kollegor och bekanta – har ni hört om något nytt och annorlunda? Eller ringer ett bokningsbolag för att få tips.

Alla sätt är bra - men ingenting går upp emot en personlig kontakt. Någon du träffat öga mot öga och som du fått förtroende för.

Besök en konferensmässa!
Mitt råd är att besöka de konferensmässor som arrangeras. Ta dig tid och åk dit och ägna några timmar åt att skapa nya kontakter och låta dig inspireras. På mässgolvet hittar du det oväntade – det som du inte trodde fanns eller inte ens visste att du hade behov av. Du samlar på dig till en skattkista att ösa ur när du ska boka och planera kommande möten.

För att få ut så mycket som möjligt av mässbesöket är det bra om du förbereder dig. Här är mina tips:
  • Ha en plan och sätt upp några riktlinjer för vad du söker.
  • Gå igenom utställarlistan och boka gärna in några personliga möten i förväg.
  • Men - var öppen för det oväntade och låt dig inspireras och lockas av alla nya intryck och möjligheter.
  • Skapa personliga kontakter och se till att du får med dig visitkort från de utställare som gjort intryck.
  • Boka in besök på de ställen du fastnar för, eller följ med på en visningsresa.
Utställarna har förstås också ett ansvar att göra ditt besök till en givande och inspirerande upplevelse. Men de har bara några sekunder på sig att fånga ditt intresse. Om du ger dem chansen, och inte har för bråttom, så kommer du att få ännu fler nya idéer, lösningar och ställen att lägga i din skattkista.

Nytänkande på mässgolvet
När jag började arbete på Konferenspoolen i slutet av 80-talet så visste vi var våra kunder fanns och hur de ville bli bemötta. Idag kan vem som helst på företaget få i uppgift att boka nästa möte – inte sällan är det den person som ska hålla i mötet. Vi har med andra ord fler typer av kunder, med fler och olika behov.

Då är det viktigt att vi i branschen anpassar oss och står för nytänkande – inte minst på mässgolvet. Tillhör du den nya generationens bokare får du gärna berätta vad du lockas av, vad du behöver och vill uppleva när du besöker en mässa. Och viktigast av allt - vad som får dig att avsätta din dyrbara tid och gå på en mässa.

Anne Carlstedt