måndag 12 december 2016

Standardmöte eller wow-upplevelse?

Månadens gästskribent Rebecka Eriksson

Rebecka Eriksson är biolog och upplevelsedesigner. Hon är en av delägarna i eventföretaget Briza maxima AB som levererar utveckling genom upplevelser.

Den magiska cirkeln är ett verktyg för din mötesplanering som du kan använda för att ta dina möten till en annan plats.

Begreppet kommer ursprungligen från antropologin och studiet av övergångsriter som födelse, vuxenblivande, parbildning och död. Det viktigaste är att det sker en förändring i den magiska cirkeln som följer med ut ur cirkeln.

Ett tydligt exempel på detta är vigseln som ritual. Två ogifta träder in i rummet som utgör den magiska cirkeln. Där väntar vigselförrättaren som säger de magiska orden. Paret är nu gifta och träder ut i ett erkänt förändrat tillstånd - i lagens, samhällets och sina egna och familjens ögon.

Andra exempel på magiska cirklar är leken, sportarenan eller spelet. Tillfällen då andra regler, andra normer och andra beteenden är tillåtna, uppmuntras och utövas.

Den magiska cirkeln som koncept kan vara en:
1. en "helig" plats för ritualer
2. en fysisk eller idébaserad plats
3. eller en metafor, som kan öppna för andra beteenden och regler än de vi normalt godtar. Den magiska cirkeln kan vara en temporär värld i den vanliga världen - ett undantagstillstånd.

Mötet som närmast helig ritual är väl etablerad. Med agendor, mötesordförande med maktattribut i form av klubba och outtalade regler för hur mötet ska gå till.

Du som behöver bryta den befintliga möteskulturen hos dig kan fundera kring hur du bygger upp din magiska cirkel. Vilken förändring ska dina mötesdeltagare skapa och få uppleva? Vilka regler gäller hos dig? Hur bygger du ditt möte till den kultur du behöver?

Hacka mänskliga beteenden!
Människan har sociala normer och intränade beteenden. Hur vi gör möten, leker konferens och rollspelar företag. Allt detta har vi hittat på tillsammans och kan ändra på tillsammans.

Bidra till att människor går utanför invanda beteenden och släpper hierarkier för att nå platsen där magin kan hända. Hur? Genom att du långt innan ditt möte ska äga rum sätter dig ner och funderar på vad du vill att ditt möte ska ge. Första frågan: VARFÖR du ska ha detta möte? Andra frågan: Vad ska dina deltagare KÄNNA, VETA och GÖRA efter mötet?

Designa ett tydligt ramverk, som hjälper dig att leverera detta till dina deltagare. Vad skulle din magiska cirkel kunna vara? Medvetna designbeslut skapar din magiska cirkel.

Upplevelsedesign handlar om att skapa ett ramverk för den interaktion du vill understödja. Du bestämmer vad som gäller i ditt sammanhang, ditt rum - din magiska cirkel. Skapa och kommunicera reglerna och etablera vad som är normalt hos dig.

Allt du kan påverka är designbara ytor. Allt från sociala rum, fysiska ytor, tempo, beteenden, ton, atmosfär, förväntningar.

Förstå människan
Avslutningsvis: designa alla sammankomster med respekt för människan som biologiskt djur och som kulturell varelse. Ta hand om basbehoven. Slussa in dem i din magiska cirkel, etablera vad som gäller i ditt temporära universum.

Då kan alla möten bli en magisk wow-upplevelse.

Rebecka Eriksson

torsdag 17 november 2016

Vi har alla suttit där

Månadens gästskribent Calle Glaumann

Calle Glaumann är entreprenör, pappa och stolt arbetsgivare i ett fantastiskt livsäventyr där familj, jobb, fritid och företag med Fagerudd Konferens i centrum spelar huvudrollerna!

Men allvarligt! Skolsittning, powerpoints, paragrafer, regler och en massa jadija, jadijadija som ingen riktigt mäktar med att ta in efter några timmar. Vi har alla suttit i såna möten.

Kan vi inte försöka hjälpas åt att göra något bättre? Hur får man egentligen människor att börja prata med varandra på riktigt? Sådär så att man efteråt småflinar och verkligen känner - det här kommer bli riktigt, riktigt bra!

Jag tror att valet av plats för mötet, sättet att leda mötet och framförallt att låta gruppen göra och ta ansvar för saker under mötet skapar en otrolig massa bra förutsättningar för möten som man minns! Det kommer garanterat mycket klokt ur ett möte där alla inblandades olikheter, känslor och viljor tillåts komma till tals och bidra till beslut och förändringar!

Mina egna dikeskörningar, erfarenheter och känslor har över tid gett mig några ganska enkla råd:

Platsen och lokalen
Herrgård, lada eller havsklippa? Vilken inramning passar ert varumärke, mötets tema eller gruppens behov för stunden? Lokalens storlek, möblering, ljud och ljus spelar alltid in - ta några minuter och fundera på hur du vill att känslan och funktionen ska vara och framförallt fungera.

Maten och energipåfyllningen
Alla gillar god mat - god mat och dryck förstärker samtal och känslan av tillhörighet. I pausen tror jag att ett rejält urval av både gott, onyttigt och nyttigt hjälper till att hålla fokus uppe - glöm inte att ta med något tillbaka till lokalen för senare påfyllning när nivån sjunker.

Ansvaret och agendan
Våga fördela ut ansvaret i mindre grupper och till olika personer. Agendan ska vara tydlig och utskickad i förväg för att förbereda alla kloka beslut och möten.

Samtalet
Prova det klassiska indiansättet att diskutera och umgås - samling runt elden. Lågmält och avslappnat där alla får bidra på sin nivå. Här tror jag att både bad, bastu och brasa fungerar som bidragande faktorer till att man faktiskt snackar om sånt som ibland kan uppfattas som oviktigt men som "kittar" ihop gruppen och bygger relationer.

Syresättningen
Walk and talk - syresättande diskussionspromenad med två eller fler deltagare. Dubbel effekt och lättare att lämna det strikta sättet att diskutera.

Humorn
Glädje och lite humor låser upp den mest hopfrusna grupp hur lätt som helst - så länge det är genuint! Slappna av och bjud på dig själv så lossnar även dom andra....

Egentiden
Alla behöver ringa hem, kolla mailen eller stämma av med barnen - planera in den här tiden så har alla lättare att fokusera på innehållet i mötet.

Sammanfattningen
Rita målen, sätt dom på väggen hemma, anteckna det som behövs tillsammans med tidsramar och ett nytt datum för uppföljningsmöte. Sunt förnuft, massor av energi och lite kärlek - det skapar alltid något unikt!

Testa! Jag vet att det funkar (!) och hur fel kan det bli - egentligen?

Calle Glaumann

onsdag 19 oktober 2016

Tio budord för minglare

Månadens gästskribent Åsa Dahlqvist

Åsa Dahlqvist, med det egna företaget Memma, är en av Sveriges främsta mäss- och mötesexperter och hjälper företag och organisationer att få fler och bättre möten - på mässan, i minglet och på eventet.

På ett mingel gäller det att skapa många och bra möten med människor du inte känner sedan tidigare. Ju större nätverk du har, desto lättare blir det för dig att på lång sikt få hjälp med olika utmaningar. Sociologen Mark Granovetter upptäckte redan på 1970-talet nätverkens betydelse. I hans forskningsavhandling "How to Get a Job" visade han hur arbetssökande med stort nätverk betydligt snabbare fick nytt jobb jämfört med de som hade mindre nätverk.

Även om vi förstår förträffligheten med att nätverka verkar de flesta av oss tycka att det är jobbigt att gå in i ett rum fullt med folk vi inte känner, att lämna vår komfortzon och kasta oss ut i det okända. Men det går att lära sig och träna på att bli en bra minglare. Här är tio budord som du kan bära med dig inför nästa mingeltillfälle.

1.  Du skall icke slösa din tid med att bara prata med dem du känner.

2.  Du skall vara aktiv och ta första kontakten och ha tillit till att ingen katastrof kan inträffa.

3.  Du skall aldrig döma din nästa genom hens utseende, yrke eller position.

4.  Du skall vara nyfiken och lyssna på den du pratar med, såsom du själv skulle vilja bli lyssnad på.

5.  Du skall vara förberedd på att kortfattat berätta vem du är och vad du kan, ty samtalstiden kan vara knapp.

6.  Du skall tänka på hur du kan vara till nytta för den du pratar med, inte tvärtom.

7.  Du skall hedra och välkomna alla du pratar med - ingen ska känna sig dumpad.

8.  Du skall alltid lägga undan din mobiltelefon när du pratar med en annan människa.

9.  Du skall aldrig ta på dig skulden för att någon annan minglare är otrevlig mot dig.

10.  Du skall efter minglet skörda frukterna av ditt arbete - vårda dina nyvunna kontakter och bygg vidare på relationerna.

Lycka till!

Åsa Dahlqvist

fredag 16 september 2016

Långt från champagne

Månadens gästskribent Sofia Hjärner

Sofia Hjärner är vd och - tillsammans med Stina Fredriksson - ägare till Noors Slott utanför Knivsta och Regissörsvillan i Filmstaden, Solna.

De visste inte var de skulle den där fantastiska sommarkvällen, när herrarna satte sig i en ribbåt på Mälaren. Vi styrde in mot en privat brygga där en kvinna vinkade glatt och välkomnande mot oss. Själva höll vi andan. Skulle de, medlemmarna av den internationella koncernledningen, gilla det här? Jag såg att de tänkte "var har vi kommit"?

Jag gillar verkligen bubblande drycker och vackra miljöer. Men det är inte säkert att champagneglaset på vit linneduk alltid är lyxigt. Redan när jag och min moster Stina startade vår verksamhet på Noors Slott för 10 år sedan insåg vi att exklusivitet handlar om något mer. I vår tappning har det formulerats som avskildhet - att få arbeta och mötas utan att bli störd - och att som gäst bli sedd som person. Inte bara som en del av en grupp eller, ännu värre, en bokning.

Just detta tror vi har gjort att vi i flera år fått ta hand om ledningarna för några av Sveriges stora globala företag. Nu skulle ett av dem ha årets sommaravslutning. Koncernledningen med tolv deltagare hade flugits in från hela världen för att ha slottet för sig själva.

Vi kände deltagarna väl. En i gruppen brukade till exempel komma kvällen innan själva mötet för att i lugn och ro hinna med ett parti schack, gärna med någon av oss i personalen. Den här gången hade de sagt att de ville göra något speciellt. Vi funderade. Vad är speciellt för dem som är vana vid all tänkbar lyx?

Tillbaka till landstigningen på bryggan den där kvällen. Emot oss kom Mona Loberg, Mälarens enda kvinnliga fiskare, för att bjuda in oss i sitt hem. Med stor charm och knagglig engelska berättade hon om sin fiskeverksamhet innan vi fick gå till bords. Efter att den första förvåningen lagt sig kunde jag snabbt konstatera att gästerna var charmade. Av både Mona och den oväntade miljön där båthuset inretts med stolar och bord.

Först ut var en klassisk svensk förrätt med löjrom och goda drycker, som vi tagit med oss i båten. Till varmrätt lagade Mona underbar nyfångad gös med potatis, som hon tillagade på två kokplattor. Men det var trots allt desserten - effektfullt serverad ute på bryggan - som blev pricken över i. Nybakad rulltårta med grädde och handplockade solmogna smultron gjorde succé.

Där satt våra gäster på halvrangliga bänkar i solnedgången, drack kaffe i udda koppar och såg ut över den spegelblanka Mälaren. "Is she married?" frågade den normalt mest kritiske mig och nickade leende mot Mona och då visste jag att eventet var godkänt. Inte ens utedasset som gällde hade dragit ned betyget. Kanske tvärt om.

Stämningen i båten hem var avslappnad. Gästerna hade aldrig varit med om något liknande. Vi förstod att vi lyckats ge dem något exotiskt i enkelhet och äkthet. Och därmed exklusivt.

Det talades länge om den sommarkvällen och vi har den med oss som måttstock när vi tänker exklusivitet. Det är ofta de små gesterna som gör en upplevelse exklusiv. Att våga fråga och lyssna och hoppa över de givna lyxattributen kan ge största tänkbara exklusivitet.

Sofia Hjärner

onsdag 17 augusti 2016

Ge dricksen en ny mening

Månadens gästskribent Fredrik Åström

Fredrik Åström är ägare och vd för Svenska Kulturpärlor som innefattar Dufweholms Herrgård, Södertuna slott, Gripsholms Wärdshus och Pelles lusthus.

Dricks har alltid varit ett bevis på uppskattning. Inom restaurangbranschen var dricksen en gång i tiden den enda lön som gavs till serveringspersonalen. Idag har alla seriösa krögare avtalsenliga löner och dricksen fungerar som ett extra beröm från gästen till serveringen. Gott så. Men lite otidsenligt kan tyckas. För i vilken annan seriös verksamhet ger man uppskattning i form av dricks? Inte är det till advokater, ekonomer eller lärare.

Vill vi lyfta restaurangbranschen behöver vi fundera över om dricksen verkligen hör hemma här. Jag tror inte det. Uppskattning får personalen av gästerna ändå. Beröm är som bekant ofta värt mer än pengar.

Vi har på våra fyra anläggningar; Dufweholms Herrgård, Gripsholms Värdshus, Pelles Lusthus och Södertuna Slott slutat att ta emot dricks. Istället ger vi våra gäster möjligheten att skänka pengar till Barncancerfondens viktiga arbete. På detta sätt får dricksen en ny mening.

För att öka personalens förståelse för att de är med och bidrar till våra affärer har vi även skapat ett bonussystem. Alla som arbetar hos oss, mer än 173 timmar på ett år, får en bonus om verksamheten gör bra siffor. Går det bra för företaget går det också bra för de som jobbar här. Det sammansvetsar personalen och ger dem ett gemensamt mål. En effekt som traditionell dricks aldrig kan skapa.

Det här är två sätt jag tror kommer förbättra vår egen verksamhet och som dessutom kan bidra till något gott i samhället. Det är också något jag hoppas ska bidra till att man ser med mer seriösa blickar på restaurangbranschen. Vilket behövs om vi ska kunna locka till oss duktiga medarbetare i framtiden.

Jag kommer för egen del fortsätta ge dricks – allt annat vore otrevligt. Men jag kommer verka för att fler restauranger tar sig en funderare kring varför vi har dricks och om det inte är dags att ge dricksen en ny mening.

Fredrik Åström

onsdag 22 juni 2016

Var inte rädd att be om hjälp!

Månadens gästskribent Malin Tärnqvist Lidström

Malin T Lidström är hotellchef på Utö Värdshus. Med en massa hotell, konferens, äventyrsaktiviteter och fjäll i bagaget så gäller numera Stockholms skärgård sen 15 år tillbaka. Malin drömmer om att få se tumlare i Östersjön.

Vårens och försommarens konferenser, kickoffer och sommarfester är bokade och planerade och till stor del genomförda. På en skärgårdsanläggning som vi är så summerar vi känslan av den här säsongens arrangemang innan vi går in på nästa, den med semesterfirare och turister.

Det som kommer tillbaka i våra egna funderingar är varför bokare som kontaktar oss är rädda för att ställa frågor och be om hjälp. Man ringer och mailar oss först när man har en färdig idé och program och tror att vi ”bara” fungerar som en ordermottagare. Släpp in oss tidigare i era funderingar så kan vi tillsammans fixa ett lysande resultat! Ni som vet vad ni vill ha och vi som vet hur vi sätter ihop det. Om vi får veta syftet med konferensen, sammansättningen i gruppen och vad ni gjort förut så kan vi plocka fram passande saker ur vårt utbud.

När vi anläggningar får vara med i planeringsprocessen kan vi också erbjuda lämpligaste lokalen för just ert möte. Vi vet vilken av våra lokaler som är mysigast för det kreativa mötet och vilken som lämpar sig bäst när man vill dra in hela gruppen i en diskussion. För att inte tala om möblering. Hur många gånger börjar inte konferensen med några minuters väntan för att lokalens möblering måste göras om? Med vår hjälp kan också tiden utanför lokalen tas tillvara. Hur man lägger upp fikapausen för bra spontana möten och hur vi gör med incheckningen av rummen och bagageförvaringen för att det inte ska ta värdefull tid i anspråk. Lägg några minuter och diskutera detta med oss, så sparar vi en massa tid här på plats. Det ingår liksom i paketet.

Jag tror att detta blir extra tydligt för oss som jobbar på anläggningar där miljön, aktiviteterna och upplevelsen är anledningen till valet av plats och där transport och logistik är en viktig del av planeringen. Vi gör detta för varje konferens, så prata med oss! Vi vet vilka båtar som har toalett och handikappramp ombord, hur lång tid en cykelutflykt till lämpligt fikaställe tar och hur man lämpligast lägger upp en kajaktur för en nybörjargrupp. Vi har ett upparbetat nätverk av guider och aktivitetsbolag som kan platsen utan att behöva ta betalt för en halvdags rekognosering.

Och allt detta är för att ni ska få den bästa och mest unika upplevelsen för ert gäng. Varje gång. Vi som jobbar ute på anläggningarna och med aktiviteter vet att den som blivit biten av den här upplevelsen kommer tillbaka. Om man valt oss denna gång, är vi inte rädda för att tipsa om vilken av kollegorna i skärgården som är lämplig för nästa.

Så, kasta inte bort idén om konferens i skärgården för att den verkar krånglig eller att offerten blev för dyr pga omständliga transporter. Och bli inte rädd om vi ställer en massa följdfrågor. Det är inte för att vi vill prångla på er en massa merförsäljning, vi vill bara att ni ska få bästa möjliga möjlighet att komma hit. För vi älskar ju det här och vet att fler borde få möjligheten att göra detsamma! Här på Utö jobbar vi alltid efter mottot: Kärlek är gratis!!!

Malin Tärnqvist Lidström

måndag 16 maj 2016

Matsvinn kan bli matvinst - från sur grädde till glada barn!

Månadens gästskribenter Hanna Bergendahl och Kalle Eriksson

Hanna Bergendahl är hållbarhetsansvarig på Sigtunahöjden och Stora Brännbo och är övertygad om att många små förändringar leder till stora skillnader. Kalle Eriksson är Food & Beverage manager på Sigtunahöjden som lever, tänker och lär hållbarhet i kök och restaurang.

Det finns fortfarande människor som svälter för att de inte har mat för dagen. Samtidigt slänger vi en tredjedel av all mat som produceras globalt. Svinnet sker i hela kedjan från produktion till slutkonsumtion till en årlig kostnad av ca 940 miljarder dollar. Svinnet orsakar dessutom c:a 8 % av de totala globala klimatutsläppen enligt World Resources Institute.

Enligt Naturvårdsverkets beräkningar slänger restaurangerna i Sverige c:a 88 000 ton ”onödigt” matavfall per år. Detta avser alltså sådan mat som hade varit fullt möjlig att äta. Matsvinnet kommer mer och mer upp till diskussion och i de nya globala miljömålen finns det ett eget mål om just matsvinn. Det säger att vi ska minska matsvinnet till hälften till år 2030. Vi har redan kommit en bra bit på vägen. Svinnet från restauranger minskade med 15 % mellan 2012 och 2014 enligt Naturvårdsverket.

Vi på Sigtunahöjden arbetar på flera sätt för att ta tillvara på en så stor del av råvarorna som möjligt och för att minska svinnet från serveringen. En enkel åtgärd som har genomförts är att vi har minskat tallriksstorlekarna vilket lett till att våra gäster tar mindre mat åt gången. Därmed har även svinnet minskat då de hinner känna efter om de orkar mer innan de gör slag i saken och fyller på tallriken en andra gång. Undersökningar visar att en minskad tallriksstorlek från 24 till 21 cm i diameter minskar svinnet med 20 %. Att lägga upp maten på mindre serveringsfat är även en del av lösningen för att minska matsvinnet från buffén. Det är inte lätt att tillaga och presentera en buffé för 200 personer som ska se tilltalande ut även för de sista som tar för sig av maten. Men med mindre serveringsfat som fylls på oftare kan det minskade svinnet t.o.m. väga upp den ökade arbetsinsatsen.

I Sigtuna arbetar vi aktivt tillsammans i nätverket ”Hållbar Destination”. Nätverket består av 15 hotell samt Stockholm Arlanda Airport och Destination Sigtuna. När vi fick reda på att det varje år bränns en miljon värphöns i Sverige tog vi fram en receptsamling för att visa hur hönan kan tillagas både till fest och vardag. Hönan är numera återkommande på vår meny och är väldigt uppskattad av våra gäster. Särskilt när vi berättar varför vi tillagar just värphöna!

Genom att berätta de intressanta historierna och laga mat på sådant som man inte förväntar sig har vi i restaurangbranschen en möjlighet att inspirera våra gäster att ta med sig det hållbara tänket hem i sin vardag. Genom att servera en höna som annars skulle ha bränts eller att göra tapas på bitarna som blir kvar efter att fiskfilén är utskuren är ett sätt att visa att det går att göra fin mat av ”fula” bitar.

På Sigtunahöjden gillar vi inte att slänga mat och vi kommer att fortsätta vår kamp för att minska svinnet. Varför inte använda din överblivna gröt till ett fantastiskt bröd nästa gång du bakar eller att göra kolasås på sur grädde? Det gör garanterat både miljön och resten av familjen riktigt glad!

Kalle Eriksson, köksmästare & Hanna Bergendahl, hållbarhetsansvarig.